విశాఖపట్నం జిల్లా లోని అన్ని పాఠశాలలకు SSA గ్రాంట్స్ కు రాష్ట్ర స్థాయి ఇంటర్నల్ ఆడిట్ షెడ్యూల్ విడుదల.
ప్రధానోపాధ్యాయులుకు,కాంప్లెక్స్ ప్రధానోపాధ్యాయులుకు భవిత సెంటర్ IERT లకు మరియు మండల్ లెవెల్ అకౌంటెంట్స్ కు తెలియజేయునది ఏమనగా 26-08-2020 నుంచి MRC/CRC/RMSA/PMC (SMC)/BHAVITHA లకు సమగ్ర శిక్ష సంబందించిన గ్రాంట్స్ కు రాష్ట్ర స్థాయి ఇంటర్నల్ ఆడిట్ షెడ్యూల్ ఇవ్వటం జరిగింది.
దీనికి సంబంధించి కొన్ని అంశాలను మీకు తెలియజేస్తున్నాము.
💥 ఆడిట్ కి సంబంధించి రికార్డ్స్/బిల్స్ (ఒరిజినల్ & జెరాక్స్ ) అన్ని తీసుకురావలెను.
💥ఆడిట్ పీరియడ్ 01 ఏప్రిల్ 2019 నుంచి 31 మార్చ్ 2020 వరకు మాత్రమే.
💥పైన తెలిపిన పీరియడ్ లో ఎటువంటి ట్రాన్సాక్షన్స్ లేకపోయినా, ఇంట్రెస్ట్ లు ఉన్న సరే ప్రధానోపాధ్యాయులు ఆడిట్ చేసుకోవాలని మనవి.
💥ప్రీవియస్ ఆడిట్ రిపోర్ట్ (మరియు స్టాక్ బుక్ ఉంటే) తీసుకురావలెను.
💥 డిపార్ట్మెంట్ టెస్ట్ ఉన్న ప్రధానోపాధ్యాయులు, ముందుగా రికార్డ్స్ అన్నియు రెడీ చేసి ఆడిట్ అయిన ముందు రోజు అనగా 26-08-2020 న , సంబంధిత MRC లో మండల్ లెవెల్ అకౌంటెంట్ అందజేయవలెను. మీ తరపున వాళ్ళు అటెండ్ అవుతారు.
💥ప్రతీ స్కూల్ లో SMC/పీడీ అకౌంట్స్ గ్రాంట్స్ పడకుండా ముందుగా ఖర్చు పెట్టిన ఖర్చులకు రెసొల్యూషన్ ను నమోదు చేసి ఖర్చులను కాష్ బుక్ లో ఎంటర్ చేసి ఒరిజినల్ బిల్స్ సబ్మిట్ చేయవలెను. Ex. 12500 /- అనుకుంటే ముందుగా మీరు 8000/- మాత్రమే సంబంధిత ఫైనాన్సియల్ ఇయర్ లో ఖర్చు పెట్టారు అనుకుంటే ఆ యొక్క 8000/- కు మాత్రమే తీర్మానం చేసుకోవాలి. మిగతా అమౌంట్ కి ఎప్పుడు ఖర్చు పెట్టారో అప్పుడు తీర్మానం చేసికోవాలి.
💥RMSA/CRC/PMC/BHAVITHA/ KGBV అందరూ పాస్ బుక్ ను అప్డేట్ చేసి తీసుకురావలెను.
💥MRC/RMSA/CRC/PMC(SMC)/BHAVITHA/ సెంటర్స్ కి సంబందించిన RECEIPT & PAYMENT ప్రొఫార్మాలో ఉన్న సమాచారం అంతయు మండల్ లెవెల్ అకౌంటెంట్ ముందుగా ప్రీ ఫిల్ చేసి ఆడిట్ అధికారులకు ఇవ్వవలెను.
💥 యూటిలైసెషన్ సర్టిఫికెట్ పైన ప్రధానోపాధ్యాయులు తో పాటు మండల్ లెవెల్ అకౌంటెంట్ ప్రీ ఆడిట్ చేసినట్లుగా సంతకం చేయవలెను.
💥PD Account లో క్లెయిమ్ చేసిన వారు మార్చ్ 2020 నాటికి ఎంత అమౌంట్ కి శాంక్షన్ ఆర్డర్ ప్రిపేర్ చేసారో, అంత అమౌంట్ కి తీర్మానం రాసుకొని, పీడీ అకౌంట్ స్టేట్మెంట్ తీసుకొని రావలెను.
💥మండల్ లెవెల్ అకౌంటెంట్స్ ప్రస్తుత మండల్ మరియు ఇంచార్జి మండల్ కూడా అటెండ్ కావలెను.
💥మండల్ లెవెల్ అకౌంటెంట్స్ అందరూ సంబంధిత ఆడిట్ వేదికను ఆడిట్ అధికారులకు ముందుగా తెలియజేయవలెను.
💥భవిత సెంటర్ IERT లు డీసీ బిల్స్ ఆడిట్ చేసుకోవలెను
💥RECEIPT&PAYMENT, MANAGEMENT REPRESENTATION & AUDIT COMPLETION CERTIFICATES డాకుమెంట్స్ అందరూ నాలుగు సెట్స్ ఆడిట్ అయిన అనంతరం ఆడిట్ అధికారులకు అందజేయవలెను.
💥MIS/ Dt.E.O/CRP/మెసెంజర్స్ అందరూ మండల్ లెవెల్ అకౌంటెంట్స్ మరియు ఆడిట్ అధికారులకు సహకరించవలెను.
Mandal Level accountants కు సూచనలు :
అకౌంటింగ్ ఫైనాన్సియల్ year 2019-2020 సంబంధించి
నిర్వహించవలసిన రిజిస్టర్లు అన్ని ఉన్నవో లేదో చూడవలెను.
🍁 సాధారణ క్యాష్ బుక్
🍁 P.D అకౌంట్ క్యాష్ బుక్
🍁 LEDGER బుక్ (if Available)
🍁 PD అకౌంట్ LEDGER బుక్
🍁 స్టాక్ రిజిస్టర్ (If Available)
🍁 సంబంధిత సేవింగ్ బ్యాంకు స్టేట్ మెంట్ 1/04/19 నుండి 31/03/20 వరకు ఒరిజనల్ ఒకటి , జిరాక్స్ ఒకటి
🍁 PD అకౌంట్ స్టేట్ మెంట్ , ఒరిజనల్ ఒకటి , జిరాక్స్ ఒకటి
🍁 క్యాష్ బుక్ ఎలాగా వ్రాస్తున్నా మో , అలానే PD అకౌంట్స్ క్యాష్ బుక్ కూడా అలాగే వ్రాసేటట్లు చూడవలెను .
🍁 ఇప్పటివరకు అయ్యిన ఖర్చుల వివరములు సాధారణ క్యాష్ బుక్ మరియు PD అకౌంట్స్ బుక్ లోనూ నమోదు చేయవలెను
🍁 సెపరేట్ గా దేనికి దానికి అకౌంట్స్ బుక్స్ నిర్వహణా చేయవలెను
🍁 తీర్మానాలు రిజిష్టర్ తప్పని సరిగా వుండవలెను
🍁బిల్ల్స్ అండ్ వో ఛర్స్ పైన paid and cancel by me అని వ్రాయాలి , వో చర్స్ క్రమ సంఖ్య ఇవ్వవలెను.
🍁 ఖర్చుల వివరములు క్రమ సంఖ్య వారీగా కన్సాలిడేషన్ ప్రిపేర్ చేసుకోవలెను.
సమగ్ర శిక్ష ఆడిట్ టీం కో ఆర్డినేటర్ ఇచ్చిన సూచనలు..
❇️ ఆడిట్ మండల కేంద్రాలలోనే జరుగుతుంది.
❇️ 2019-20 Financial year కి సంబంధించి, 50% school గ్రాంట్ RMSA account లోను, 50% గ్రాంట్ PD అకౌంట్ లోనూ deposit అయినప్పటికీ ఖర్చులు 31.3.2020 లోపు చేసి ఉంటే, అడ్వాన్స్ గా ఖర్చు HM చేత ఖర్చు చేయబడి ఉంటే, receipts లో ఆ సొమ్మును చూపించి, expenditure లో కూడా చూపించాలి.
❇️అంటే మనకు రెండవ దఫా 50% గ్రాంట్ మార్చి లోగా రానప్పటికీ మనం అడ్వాన్స్ గా ఖర్చుచేసాము కాబట్టి receipts లో (Adv. Paid by HM) చూపమన్నారు)
❇️అదే సొమ్మును expenditure లో చూపించాలి. అది మార్చి 31 లోపు జరిగి ఉండాలి.
దానికి resolution book లో కూడా, HM గారితో అడ్వాన్స్ గా ఖర్చులు చేయబడినట్లు, తీర్మానం ఉండాలి.
❇️ దానికి తగినట్లుగా, ఈ financial year లో PD అకౌంట్ నుండి గ్రాంట్ with draw చేసాము/ చేస్తాము కాబట్టి ( PD అకౌంట్ లో 31.3.2020 లోపు బిల్లులు మాత్రమే upload చేస్తున్నాం కాబట్టి) గ్రాంట్ ఈ financial year లో డ్రా చేసినా, ఆడిట్ చేస్తారు.
ఈ విధంగా ఉంటే మనం 1.4.2020 తర్వాత PD account నుండి grant with draw చేసినా ఆడిట్ అయిపోతుంది.
❇️కానీ దీనికి సంబంధించి మరొక resolution ఉండాలి.( అడ్వాన్సుగా HM చే గారిచే మార్చిలోపు చేయబడిన ఖర్చులకు సంబంధించి నిధులను ఈ financial year లో with draw చేయుటకొరకు).
❇️actual గా Cash books RMSA & PD Accounts కి separate గా రాయాలి. కానీ ఒకవేళ రాయకపోయినా RMSA Cash book లో చివర 31.3.2020 తర్వాత, సమగ్ర శిక్ష నిధులు 2nd Instalment 50% నిధులు PD account లో జమ అయ్యాయి కావున, ఇకనుండి ఈ Cash Book లో PD అకౌంట్స్ కి సంబంధించిన transactions రాయబడినవి అని ఒక certificate రాసి, అందులోనే continue చెయ్యవచ్చు అన్నారు.
❇️31.3.2020 నాటికి 2 Abstracts చూపించాలి.ఒకటి RMSA కి, మరొకటి PD ACCOUNT కి.
ఈ year ఆడిట్ అయిపోతుంది.
❇️కానీ 2020- 21 financial year నుండి separate గా PD account cash book ఉండాలి.
Click here to download circular ⬇️
Click here to download internal audit Management representation ⬇️
Click here to download audit completion certificate ⬇️
Click here to download Receipts and payments ⬇️
Click here to download list of documents required ⬇️
Click here to download grants proceedings ⬇️
